Changer de logiciel de caisse sans rien perdre

Changer de caisse n'est pas une migration informatique, c'est une opération de terrain : il faut que le service tourne pendant. Le vrai sujet n'est donc pas la technique, c'est l'ordre des opérations.

Ce qui se récupère presque toujours

• Le catalogue produits : libellés, prix, TVA, catégories. Un export CSV suffit, et c'est la partie la plus simple.
• Le fichier client : noms, téléphones, e-mails. Vérifiez que l'historique des passages en fait partie — c'est lui qui a de la valeur, pas la liste de noms.
• Les soldes de fidélité, à condition de les exporter avant la coupure.

Ce qui se perd souvent

• L'historique détaillé des ventes ligne par ligne. Beaucoup d'éditeurs n'exportent que des totaux journaliers. Demandez le niveau de détail avant de partir.
• Les recettes et les fiches techniques, rarement exportables dans un format réutilisable.
• Les paramétrages : plan de salle, boutons, imprimantes. Ils sont à refaire, et c'est normal.

Quand changer

Trois moments fonctionnent bien, et un est à éviter absolument :

• Un début de mois : la comptabilité reste lisible, sans mois à cheval.
• Une fermeture hebdomadaire : une journée entière pour paramétrer et former, sans service.
• La basse saison : vous absorbez les hésitations du personnel.
• ⛔ Jamais la veille d'un pic — week-end de fête, rentrée, période de soldes. Une caisse qu'on découvre un soir de rush, c'est une soirée perdue.

Le déroulé, jour par jour

1. J−7 · Exporter. Produits, clients, historique, fidélité. Vérifiez que les fichiers s'ouvrent réellement — un export corrompu se découvre toujours trop tard.
2. J−7 · Archiver. Demandez à l'ancien éditeur l'archivage réglementaire et rangez-le avec vos documents comptables.
3. J−5 · Importer et vérifier. Catalogue et clients dans le nouveau logiciel. Contrôlez les taux de TVA ligne à ligne : c'est l'erreur d'import la plus fréquente, et la plus coûteuse.
4. J−2 · Répéter. Passez dix ventes fictives avec l'équipe, imprimante et terminal de paiement compris.
5. J · Basculer sur une journée calme, en gardant l'ancienne caisse allumée à côté, sans l'utiliser.
6. J+7 · Rapprocher. Comparez une semaine de chiffre d'affaires entre les deux systèmes. Un écart s'explique toujours — un taux de TVA, un moyen de paiement oublié.
7. J+30 · Résilier l'ancien contrat, une fois l'archivage vérifié.

Résilier proprement

Relisez la clause de durée : beaucoup de contrats se reconduisent tacitement avec un préavis de un à trois mois. Envoyez la résiliation par écrit, gardez la preuve d'envoi, et ne fermez le compte qu'après avoir vérifié que vos archives sont lisibles en dehors du logiciel.

Comment ça se passe chez nous

L'import du catalogue et du fichier client est fait avec vous, à partir de vos exports. La reprise de l'historique de ventes dépend de ce que votre ancien éditeur accepte de fournir — nous vous disons dès le premier échange ce qui sera récupérable et ce qui ne le sera pas, plutôt que de le découvrir en cours de route. L'installation et la formation sont comprises.